Audit initial Qualiopi : Les erreurs à éviter

L'audit Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation en France. Il vise à évaluer et à certifier la qualité de leurs prestations. Cependant, cette démarche peut être complexe et semée d'embûches si elle n'est pas préparée avec soin.

Il existe trois types d'audits Qualiopi : l'audit initial, l'audit de surveillance et l'audit de renouvellement. L'audit initial est simplement l’audit qui détermine votre obtention ou non de la certification Qualiopi. L'audit de surveillance intervient un an après l'audit initial et vise à confirmer le maintien des standards de qualité requis. Enfin, l'audit de renouvellement, programmé tous les trois ans, est indispensable pour prolonger votre certification.

Cet article est le premier d’une série de 3 articles. Le but de ces d’articles est de voir les erreurs courantes que font les audités lors des audits qualiopi. Aujourd’hui nous allons donc évoquer du premier audit : L’audit Initial

1. Manquer de compréhension des exigences

Une erreur fondamentale est de ne pas comprendre pleinement les exigences et les critères du référentiel Qualiopi. Il est essentiel de se familiariser en détail avec les normes et les attentes du référentiel afin de s'assurer que toutes les procédures et les pratiques de l'organisme de formation soient en conformité.

2. Sous-estimer la documentation requise

Un autre piège fréquent est de sous-estimer l'importance de la documentation exigée. L'audit Qualiopi exige une documentation exhaustive sur les processus pédagogiques, les supports de formation, les évaluations, etc. Il est primordial de compiler et de maintenir à jour cette documentation pour démontrer la conformité de l'organisme aux critères Qualiopi.

3. Ne pas centraliser les éléments de preuve

La préparation de l’audit initial repose largement sur la collecte de preuves tangibles démontrant la mise en œuvre des processus et des pratiques de qualité. Ne pas centraliser ses preuves pour les 32 indicateurs sur une même plateforme, c’est l’assurance de perdre beaucoup de temps et d’efficacité sur la longueur.

4. Passer trop de temps sur la veille informative

En ce qui concerne la veille, il est important d’avoir à porter de main les meilleures sources d’information en temps réel. Il est estimé que les actions de veille informative peuvent vous prendre jusqu'à 4 heures par semaine.

5. Ne pas impliquer toutes les parties prenantes

Une erreur courante est de ne pas impliquer toutes les parties prenantes dans le processus de préparation à l’audit Qualiopi. Cela inclut non seulement le personnel interne, mais aussi les formateurs, les apprenants et les partenaires externes. Une approche collaborative garantit une compréhension commune des exigences et favorise l’adhésion à la culture de la qualité au sein de l'organisation.

6. Attendre la dernière minute pour créer son dossier

La préparation à l'audit Qualiopi est un processus qui demande du temps et de la planification. La préparation à l’audit initial est un marathon pas un sprint. Chez Certipilot, on estime jusqu’à 3 mois de préparation nécessaire pour réunir et organiser toutes les preuves nécessaires. Attendre la dernière minute pour commencer la préparation peut entraîner des lacunes dans la documentation, des erreurs dans la mise en œuvre des processus et un stress accru. Il est essentiel de commencer la préparation dès que possible pour s'assurer que tout est en place avant l'audit.

7. Ne pas vérifier régulièrement son dossier

La réalisation de vérifications internes régulières est essentielle pour identifier les lacunes potentielles et pour s'assurer que les processus de l'organisme sont conformes aux exigences Qualiopi. Une vérification hebdomadaire voire journalière participe à lisser la charge de travail et à baisser le stress.

Conclusion

La préparation à un audit Qualiopi est une tâche complexe qui demande une attention particulière aux détails et une planification minutieuse. Mais avec un bon accompagnement et de la préparation l’exercice peut être grandement facilité. Une plateforme comme Certipilot vous propose de centraliser vos éléments de preuve et vous permet d’avoir accès aux meilleures sources d’information du secteur pour muscler votre veille.