Optimisation continue en vue des audits QUALIOPI

CERTIPILOT est une plateforme conçue pour simplifier la gestion des certifications, en particulier pour les organismes de formation soumis aux exigences de la certification QUALIOPI. Elle permet de centraliser et d’automatiser la gestion documentaire nécessaire à l’obtention et au maintien de cette certification. QUALIOPI, obligatoire pour tous les prestataires de formation qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés, exige un suivi rigoureux des indicateurs qualité définis par le Référentiel National Qualité (RNQ).

L'un des défis majeurs pour les organismes est de maintenir une documentation conforme et à jour, non seulement pour l’audit initial, mais également pour les audits de surveillance et de renouvellement, qui requièrent une amélioration continue du système de gestion qualité. C’est là que CERTIPILOT se révèle être un outil stratégique.

Enrichir régulièrement CERTIPILOT pour se préparer aux audits QUALIOPI

Pour garantir la conformité tout au long du cycle de vie de la certification QUALIOPI, il est crucial d’enrichir en permanence les données et documents de l’outil CERTIPILOT. Voici comment :

1. Mise à jour régulière des indicateurs et preuves

QUALIOPI repose sur plusieurs indicateurs, répartis en différents critères. Il est essentiel de veiller à ce que les documents et preuves associés à chaque indicateur soient toujours à jour. CERTIPILOT permet d’automatiser ce processus grâce à des alertes et des rappels. Par exemple :

• Indicateurs liés aux compétences des formateurs : veillez à mettre à jour les attestations de formations continues ou les certifications des intervenants.
• Indicateurs relatifs à la satisfaction des stagiaires : assurez-vous que les enquêtes de satisfaction sont systématiquement intégrées dans l’outil et analysées.

2. Ajout de nouvelles fonctionnalités ou ajustement des processus

Pour répondre aux retours des audits de surveillance, il est essentiel d’adapter ou d'améliorer continuellement les processus internes. CERTIPILOT permet d’ajouter facilement de nouvelles fonctionnalités, comme le suivi des plans d’action corrective, une exigence fréquente lors des audits de surveillance. Ce suivi peut être automatisé dans l’outil, permettant de documenter et d’analyser les actions mises en place pour résoudre les non-conformités identifiées.

3. Veille réglementaire et adaptation des pratiques

Les exigences QUALIOPI évoluent parfois avec les nouvelles directives gouvernementales ou réglementaires. CERTIPILOT aide les organismes à rester conformes en intégrant des alertes de veille. Enrichir régulièrement la plateforme avec les dernières informations sur les évolutions législatives permet d’adapter ses processus et documents avant les audits de renouvellement.

4. Gestion des audits internes

Les audits internes sont un excellent moyen de se préparer aux audits QUALIOPI. CERTIPILOT offre la possibilité de planifier et de suivre ces audits en interne, en intégrant les résultats dans la plateforme pour un accès facile lors de l’audit de surveillance ou de renouvellement. Cela permet de démontrer un suivi régulier et l’amélioration continue des processus.

5. Suivi des actions correctives et préventives

CERTIPILOT facilite également le suivi des actions correctives et préventives, qui sont souvent requises pour améliorer ou corriger des points faibles identifiés lors des audits précédents. Documenter ces actions dans l’outil et les enrichir avec des preuves tangibles permet de préparer des audits de surveillance plus sereins.

Enrichir CERTIPILOT de manière régulière est essentiel pour maintenir une conformité optimale face aux exigences QUALIOPI. Grâce à ses fonctionnalités de gestion documentaire, d’automatisation des processus et de suivi des indicateurs, CERTIPILOT permet aux organismes de formation de se concentrer sur leur cœur de métier tout en étant prêts à affronter les audits de surveillance et de renouvellement en toute sérénité. Utilisé de manière proactive, l’outil devient un véritable allié pour démontrer la qualité continue des prestations de formation.