CERTIPILOT & Urbest : Meilleure complémentarité pour l’indicateur 31

La certification Qualiopi impose aux organismes de formation de répondre à plusieurs critères de qualité, dont l’indicateur 31, qui se concentre sur la gestion des réclamations et des dysfonctionnements. Cet indicateur demande que les réclamations soient recueillies, traitées, suivies et analysées de manière rigoureuse pour garantir l’amélioration continue des prestations proposées.

Dans ce cadre, l’utilisation combinée de deux solutions numériques, CERTIPILOT et Urbest, permet de répondre efficacement aux exigences de cet indicateur tout en simplifiant la gestion des réclamations et des incidents.

Un impératif de gestion rigoureuse des réclamations

L'indicateur 31 de la certification Qualiopi impose aux organismes de formation de mettre en place un processus formel pour :

• Recueillir les réclamations émises par les apprenants, financeurs, et autres parties prenantes.
• Analyser et traiter les réclamations pour identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives.
• Assurer une traçabilité des réclamations et de leur suivi, afin d'apporter des preuves lors des audits.

Cet indicateur vise à garantir que chaque réclamation soit traitée de manière proactive et transparente, tout en favorisant l'amélioration continue des services.

CERTIPILOT : Un allié pour la gestion des preuves et des actions correctives

CERTIPILOT est une plateforme dédiée à la gestion des preuves et de la conformité pour la certification Qualiopi. L'outil permet d’automatiser et de centraliser la collecte des documents et informations nécessaires à chaque indicateur.

Les principaux avantages de l’outil dans ce contexte sont :

• Gestion des actions correctives : L'outil permet de documenter et suivre les actions entreprises pour résoudre les réclamations, offrant ainsi une traçabilité précise.
• Archivage et exportation des preuves : CERTIPILOT offre la possibilité de stocker toutes les preuves nécessaires pour démontrer la conformité lors des audits, simplifiant la préparation et le déroulement des inspections.

Cependant, bien que la solution gère parfaitement la documentation des réclamations et des actions correctives, il n'est pas spécifiquement conçu pour traiter des tickets d’incidents techniques, d'où l'intérêt de l'intégration avec un outil comme Urbest.

Urbest : Gestion des tickets d’incidents en temps réel

Urbest est un logiciel de gestion des tickets d'incidents qui permet aux équipes de traiter les problèmes techniques ou opérationnels de manière fluide et efficace. Il offre des fonctionnalités de :

• Création et attribution des tickets d’incidents : Les réclamations ou incidents peuvent être transformés en tickets et attribués aux équipes responsables de leur résolution.
• Suivi en temps réel : Urbest permet de suivre l’avancée des incidents, assurant que chaque problème soit traité dans les délais impartis.
• Historique et rapports : L'outil génère des rapports complets sur les incidents et leur gestion, fournissant des données exploitables pour analyser les tendances et améliorer les processus.

Urbest se concentre donc sur la résolution des problèmes techniques et la gestion des flux opérationnels, ce qui complète la gestion des réclamations de CERTIPILOT.

Complémentarité des deux solutions

L’utilisation combinée de CERTIPILOT et Urbest offre une solution complète et fluide pour répondre aux exigences de l’indicateur 31 de la certification Qualiopi :

1. Traçabilité des actions correctives

CERTIPILOT documente chaque action corrective mise en place suite à une réclamation. Urbest, de son côté, permet d'attribuer des tâches aux équipes techniques et de suivre leur progression. Les deux outils offrent ainsi une traçabilité complète, facilitant la gestion des réclamations jusqu'à leur résolution.

2. Amélioration continue et analyse des incidents

Urbest génère des rapports détaillés sur la gestion des incidents, qui peuvent ensuite être intégrés dans CERTIPILOT. Cela permet d’analyser les tendances récurrentes et de proposer des actions préventives ou correctives pour améliorer les prestations de l’organisme de formation.

3. Simplification des audits Qualiopi

CERTIPILOT permet d'exporter facilement toutes les preuves nécessaires pour les audits, incluant la gestion des réclamations et des incidents. Grâce à l’intégration avec Urbest, les organismes peuvent démontrer avec précision que chaque réclamation a été suivie, tracée et résolue, conformément aux exigences de l’indicateur 31.

La combinaison des ces deux outils offre une solution robuste et complète pour répondre aux exigences de l’indicateur 31 de la certification Qualiopi. En centralisant la gestion des réclamations et des incidents, ils permettent aux organismes de formation de garantir une traçabilité transparente, une réactivité accrue dans la résolution des problèmes, et une amélioration continue des prestations.