Éclairages d'une auditrice Qualiopi : Laetitia Dellerm Dreux partage son expérience
L'obtention de la certification Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation, symbolisant leur engagement envers l’excellence et la qualité. Cependant, le chemin vers la certification est jonché de défis à surmonter. À travers un entretien avec Laetitia, auditrice Qualiopi, nous explorons les difficultés récurrentes rencontrées par les organismes et recueillons ses précieux conseils. Ses observations directes offrent un aperçu riche et nuancé des enjeux de la certification et des pratiques optimales pour y répondre.
La documentation et le suivi des indicateurs de qualité
Un premier point abordé concerne la documentation et le suivi des indicateurs de qualité.
Laetitia observe ainsi qu'il s'agit d'un des défis les plus rencontrés, les formateurs ne savent pas toujours comment mettre en avant ce processus : « Ce sont plutôt des choses simples en soi, comme le fait de ne pas pouvoir tracer qu'ils suivent concrètement les indicateurs qualité". Cette affirmation met en lumière un obstacle majeur : la nécessité d'une trace écrite et d'un suivi méthodique des procédures internes pour démontrer la conformité aux exigences de Qualiopi.
L'Inclusion des personnes en situation de handicap
L'adaptation des offres de formation aux personnes en situation de handicap est un autre sujet crucial. Laetitia observe : « Les organismes de formation ne savent pas toujours où trouver les renseignements et/ou présentent des adresses plutôt généralistes, alors qu'il faut vraiment pouvoir mobiliser en peu de temps un contact en particulier afin d'adapter une formation ». Ces propos révèlent une méconnaissance des mécanismes d'adaptation requis, soulignant l'importance d'une préparation et d'une réactivité accrues dans ce domaine.
La gestion et documentation des appréciations
La gestion des appréciations par les formateurs et leur documentation est également critique. « C'est un exercice que font naturellement les formateurs, cependant ils oublient ou n'ont pas forcément le réflexe de le répertorier, car c'est "naturel" dans leur manière de fonctionner. Sauf que cela n'est alors pas visible de l'extérieur lors de l'audit et c'est dommageable. Ils ne documentent pas forcément le lien entre leur veille, les aléas et retours récoltés et les améliorations mises en place », explique Laetitia. Cette négligence dans la documentation des retours des formateurs et apprenants handicape la démonstration d'une amélioration continue basée sur des preuves concrètes. La consignation détaillée des évaluations et des ajustements apportés aux programmes de formation est cruciale pour établir un lien clair entre l'action et son impact.
Conseils préparatoires aux audits Qualiopi
Sur la préparation aux audits Qualiopi, Laetitia fournit des conseils pratiques axés sur la veille et la documentation : « Je remarque souvent que la veille n'est pas suffisamment documentée ou alors qu'elle est si naturelle qu'elle n'est pas mise en avant comme telle ». Elle insiste sur la nécessité de séparer la veille réglementaire des veilles métier et pédagogique, et recommande une organisation documentaire rigoureuse : « Il s'agit de répertorier simplement ses attestations et autres preuves de participation à des formations, webinaires, lectures qui participent à ces différentes veilles,sans oublier leur exploitation éventuelle (quels sont les projets ou actions mis.es en œuvre à la suite de cela) ». Laetitia suggère l'utilisation d'outils numériques simples, tels que des favoris de navigateur et des dossiers dédiés, pour faciliter la démonstration de cette veille lors des audits.
Vers une meilleure compréhension et application des exigences Qualiopi
Cet entretien avec Laetitia offre une perspective enrichissante sur les défis associés à la certification Qualiopi et met en avant des stratégies concrètes pour les aborder. Les retours de l'auditrice apportent une dimension humaine et pragmatique à ces enjeux,encourageant les organismes de formation à adopter une démarche proactive et organisée. En intégrant ces conseils, les organismes peuvent non seulement naviguer plus aisément vers la certification mais également améliorer la qualité de leurs offres de formation, au bénéfice ultime des apprenants.
